資料來源
原先規劃由 Google Sheets 轉向 Ragic 作為資產與校正作業資料中心。
通訊方式
Outlook 負責廠務通知、派工通知與廠商詢價信件。
追蹤方式
透過狀態欄位、日期欄位與 QR Code 掃描補足送校、送回與結案追蹤。
系統總覽
目前規劃以 N8N 自動化流程串接 Ragic、Outlook、ERP 與 QR Code 追蹤，核心目標是降低人工監控遺漏、縮短通知與詢價時間，並讓校正狀態能被追蹤。
目前核心問題
使用者反饋中最需要優先釐清的是 2.7 與 2.7.1 之間欄位更新時的資料覆蓋，以及 2.7.1 的顯示與權限。
A
新建 2.7.1 作業單會洗掉 2.7 待校正日期
建立新的校正作業單時，原量具表的「待校正日期」可能被清空或覆蓋。這會影響即期量具判斷、派工日期追蹤與下次校正安排。
B
2.7.1 欄位顯示與權限不足
2.7.1 校正作業需要顯示 2.7 資產資料表的欄位編號對照，且目前需要新增與更新權限，才能讓 API 與派工人員正確寫入資料。
流程圖解
流程分為定期監測、請購建立、送回結案三段。第一階段已完成開發，其餘為待開發或預期構想。
階段一 已完成
定期監測即期量具
每日 08:00 自動篩選 90 天內到期量具，依保管人分組，並行發送廠務通知與派工通知。
→
階段二 待開發
詢價與請購建立
依廠商分組寄送詢價，收集報價後進行採購決策、請購單建立與 ERP 狀態同步。
→
階段三 待開發
送回與結案
監控廠商校正進度，使用 QR Code 掃描確認送回，完成證書檢查、歸檔與下次校正預排。
1. 定時監控篩選 90 天內到期量具，產生待校正清單。
2A. 廠務通知產生通知信並記錄寄送狀態。
2B. 派工通知派發校正清單，更新通知狀態。
B.3 人工確認確認資料、特殊情況與派工備註。
2A-2. 廠商詢價依主要/次要廠商寄送詢價並追蹤日期。
6. 詢價處理比較報價、評選廠商與成本效益。
7-8. 請購/採購監控追蹤請購、訂單、交期與付款狀態。
9-11. 送回結案追蹤送回、掃描確認、證書歸檔與報表。
2.7 表單需要新增與顯示
依反饋文件，2.7 資產資料表需放入 2.7.1 校正作業的預期新增欄位，多數作為隱藏欄位，只有「狀態」需要顯示在表單上。
| 欄位名稱 | 是否顯示 | 建議用途 |
|---|---|---|
| 狀態 | 是 | 讓使用者直接看到量具目前處於正常、即期、逾期或校正作業中。 |
| 資產編碼 | 否，隱藏 | 供系統與 2.7.1 子表單關聯，不必佔用表單畫面。 |
| 資產名稱 | 否，隱藏 | 提供通知、詢價與作業單內容帶入。 |
| 校正日期 | 否，隱藏 | 供下次校正週期與到期判斷使用。 |
| 詢價發送日期 | 否，隱藏 | 供系統計算詢價時效與廠商回覆期限。 |
| 指定送校日期 | 否，隱藏 | 供派工、送校排程與急單判斷使用。 |
| 是否急單 | 否，隱藏 | 供日期限制與優先處理邏輯判斷。 |
| 急單源由 | 否，隱藏 | 保留例外放行原因，供稽核與後續追蹤。 |
系統欄位新增需求
欄位分成 2.7 資產資料表與 2.7.1 校正作業兩組。前者偏向狀態與廠商主檔，後者偏向校正作業流程紀錄。
2.7 資產資料表 - 量具設備
| 欄位名稱 | 用途說明 | 更新方式 |
|---|---|---|
| 已建立請購單 | 標示是否已建立請購單，避免重複建立。 | Ragic API |
| 量具狀態 | 追蹤即期、逾期、校正作業、正常等狀態。 | 系統自動更新 |
| 主要詢價廠商 | 設定首選校正廠商，供詢價流程分組。 | 人工維護 |
| 次要詢價廠商 | 設定備用校正廠商，降低單一廠商無法回覆的風險。 | 人工維護 |
2.7.1 校正作業
| 欄位名稱 | 用途說明 | 更新方式 |
|---|---|---|
| 詢價發送日期 | 記錄向廠商發送詢價的日期。 | Ragic API |
| 指定送校區間 | 派工設定的校正時間區間。 | 派工人員填寫，透過 Ragic API 更新 |
| 是否急單 | 標示是否為急單，影響可填日期限制。 | 派工填寫，Ragic API |
| 急單源由 | 記錄派工備註與急單原因。 | 派工填寫，Ragic API |
急單邏輯：一般情境下，派工填寫日期只能填今天之後兩天；若勾選急單，則可填寫今天。
欄位對應原因圖解
下列圖解把「為什麼要新增欄位」連回實際流程節點，方便向使用者說明欄位不是單純增加畫面，而是為了讓流程能被自動化與追蹤。
狀態與派工追蹤
每日監控到期量具需要量具狀態判斷正常、即期、逾期。
派工通知發送需要狀態、指定送校日期、是否在場內，才能確認是否可派工。
人工確認特殊情況需要急單源由、派工備註，留下決策依據。
詢價與請購追蹤
依廠商分組詢價需要主要詢價廠商、次要詢價廠商。
寄送詢價信需要詢價發送日期，計算回覆期限與廠商效率。
建立請購單需要已建立請購單，避免重複請購與重複通知。
避免資料覆蓋
2.7 的「待校正日期」應保留原資產週期資訊；2.7.1 作業單的日期應作為作業紀錄，兩者更新邏輯需分開。
支援自動化
Ragic API 寫入欄位需要明確權限與欄位對照，否則 N8N 流程無法穩定更新狀態與日期。
提升可視性
使用者只需要在表單看到狀態；其他欄位可隱藏供系統運算，降低畫面複雜度。
原始完整流程圖
以下嵌入原始 drawio SVG，保留完整垂直流程、技術實作與欄位標註。可放大縮小、拖曳平移、快速跳段或開啟原圖查看細節。
操作方式：按鈕可控制縮放與跳段；在圖上按住滑鼠拖曳可平移；滑鼠滾輪仍可上下瀏覽。原始 drawio 匯出檔若未保留可辨識圖層，網頁端無法直接拆分圖層，只能以檢視器方式輔助觀看。
來源文件
PDF：量具校正管理系統反饋文件(改).pdf
流程圖：量具校正管理系統垂直流程圖drawio.svg